Un inventario de TI útil se puede empezar en una tarde con una hoja de cálculo: una fila por equipo, con quién lo usa, sus características, su fecha de compra y su garantía. No tiene que ser perfecto; tiene que existir y mantenerse actualizado.
Por qué importa
- Sabes qué equipos renovar antes de que fallen.
- Recuperas equipos y accesos cuando alguien deja la empresa.
- Evitas pagar licencias sin uso.
- Respondes rápido ante un robo, una auditoría o un incidente de seguridad.
Qué registrar
- Equipos: tipo, marca, modelo, número de serie, usuario asignado, ubicación, fecha de compra y garantía.
- Red: router, switches, puntos de acceso, impresoras y cámaras.
- Licencias y suscripciones: producto, cantidad, fecha de renovación y a quién están asignadas.
- Servicios y proveedores: internet, correo, dominios, hosting, con fechas de vencimiento y contacto.
- Accesos: quién tiene permisos de administrador en cada sistema.
Cómo hacerlo en una tarde
- Recorre la oficina con la hoja abierta y registra equipo por equipo.
- Pide a los usuarios remotos el modelo y la serie de su equipo.
- Revisa los correos de facturación para listar suscripciones.
- Etiqueta cada equipo con un código interno.
Cómo mantenerlo vivo
Asigna un responsable y actualízalo en cada compra, ingreso, salida o cambio de puesto. Una revisión completa cada seis meses detecta lo que se escapó.
Preguntas frecuentes
¿Necesito un software especial?
Para empezar, no. Cuando la empresa crece, una herramienta de inventario automático ahorra tiempo y reduce errores.
¿Las contraseñas van en el inventario?
No. El inventario indica quién tiene acceso; las contraseñas se guardan en un gestor de contraseñas.
¿Quieres revisarlo con un especialista? Conoce nuestro servicio de Área de TI administrada, haz el diagnóstico TI gratuito o escríbenos.