La forma más rápida de reducir el gasto en Microsoft 365 es revisar tres cosas: licencias asignadas a personas que ya no trabajan en la empresa, usuarios con un plan superior al que usan y buzones que podrían ser compartidos. En muchas empresas esa revisión libera licencias sin afectar a nadie.
Dónde se suele pagar de más
- Cuentas de excolaboradores que siguen activas y con licencia.
- Planes sobredimensionados: usuarios que solo usan correo con un plan que incluye todas las aplicaciones.
- Buzones genéricos (ventas@, info@) con licencia propia cuando pueden ser buzones compartidos.
- Licencias compradas «por si acaso» y nunca asignadas.
- Servicios duplicados: pagar aparte almacenamiento o videollamadas que el plan ya incluye.
Revisión en cinco pasos
- Exporta desde el centro de administración la lista de usuarios y licencias.
- Crúzala con la planilla actual y marca las cuentas sin dueño.
- Revisa el uso real de aplicaciones por usuario.
- Reasigna planes según el perfil: operativo, administrativo, gerencia.
- Convierte los buzones genéricos en compartidos y libera sus licencias.
Antes de dar de baja una cuenta
Respalda o transfiere el correo y los archivos de OneDrive, y redirige el buzón si aún recibe mensajes de clientes. Eliminar la licencia sin ese paso puede causar pérdida de información.
Preguntas frecuentes
¿Cada cuánto conviene revisar las licencias?
Al menos cada trimestre y siempre que haya ingresos o salidas de personal.
¿Se puede mezclar planes distintos en una misma empresa?
Sí. Es lo habitual: cada usuario recibe el plan que corresponde a su trabajo.
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